Introducción

Presentación y envío de la obra por parte de los autores ante el Comité Editorial del CES.

Los autores interesados en postular sus obras para su posible publicación con el Sello Editorial CES, deberán presentarlas, según sea su tipo, según lo establecido por el Comité Editorial en la guía diseñada para tal fin (reglamento editorial).

Una vez se aseguren del cumplimiento de los requisitos para su presentación, la remitirán al comité junto con una carta de envío (Formato FT-GC-XX) en la se atribuyen su autoría y se hacen responsables por su contenido; igualmente, exoneran a la universidad de cualquier responsabilidad en caso de existir un conflicto de intereses relacionado con el derecho de autor.

Asimismo, el manuscrito enviado deberá acompañarse de una certificación de revisión ortotipográfica, ortográfica y de estilo (Formato FT-GC-XX), firmada por una persona diferente a los autores de la obra con el fin de garantizar que la información fue revisada con antelación y cuenta con unas condiciones mínimas de calidad editorial.

El no cumplimiento de alguno de los requisitos mencionados implica la devolución del material a sus destinatarios el cual deberá estar acompañado de una carta o correo electrónico en el que se solicitan los requisitos faltantes; advirtiendo además, sobre la posibilidad de presentar el manuscrito una vez sean salvados dichos aspectos. En caso del cumplimiento de los trámites a cabalidad, se acusará la recepción del material y la obra se incluirá en la base de datos de la editorial (Formato FT-GC-XX), iniciando su gestión editorial.

Evaluación editorial

Una vez la obra ha sido aceptada por el comité para iniciar su gestión editorial, se realiza una evaluación editorial (Formato FT-GC-XX) del material allegado. Esta evaluación consiste en verificar, entre otros aspectos, si el tema desarrollado se ajusta a las políticas de publicación definidas por el comité, si existe algún riesgo de propiedad intelectual; si es factible, oportuna y pertinente su divulgación o comercialización; además de analizar la viabilidad económica de su posible publicación. Se considera igualmente, si la obra se ajusta a los intereses institucionales o requiere cambios que ameritan su devolución, entre otros: la verificación de la calidad del material gráfico, problemas con el derecho de autor o una corrección de estilo.

En este punto del procedimiento, y basado en los argumentos anteriormente descritos, el comité podrá decidir si continua con el proceso editorial de la obra o no aceptar definitivamente su publicación. En el primer caso, el comité enviará la obra a una evaluación temática por pares académicos.

Evaluación temática por pares

Cuando el concepto de la evaluación editorial sea favorable, la obra se somete a una evaluación temática por pares académicos internos o externos a la institución, a quienes se les adjunta un formato de evaluación según el tipo de obra enviada por los autores: libro de investigación (FT-GC-XX); libro académico (FT-GC-XX); manual para la enseñanza (FT-C-XX); obra artística o cultural (FT-GC-XX). Los libros de investigación, sin excepción, serán  evaluados por dos pares externos a la institución como requisito vigente en el actual Modelo de Medición de Grupos de Investigación, Desarrollo Tecnológico o de Innovación y de Reconocimiento de Investigadores del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, definido por Colciencias.

Si la obra es aceptada con modificaciones, se remitirá a los autores para su corrección, según las evaluaciones de los pares académicos, junto con otras posibles sugerencias que surjan desde el comité editorial. En caso de no ser aceptada, se notifica a los autores la decisión y se exponen las razones principales por las cuales no es aprobada la publicación.

De existir una diferencia de opinión entre los dos expertos académicos, el comité analiza los argumentos esbozados en las evaluaciones, y en caso de ser necesario, nombrará un tercer evaluador para dirimir el conflicto. Finalmente, decidirá sobre la continuidad o no de la obra en el proceso editorial.

Constatación de las correcciones realizadas

Después de que una obra ha sido aceptada con modificaciones, es corregida por los autores y remitida de nuevo al comité, se procede con la constatación de las correcciones para verificar si efectivamente se subsanaron los aspectos señalados en las evaluaciones. En caso de establecer el cumplimiento de lo encomendado por los pares evaluadores y el comité editorial, el manuscrito pasa a una revisión editorial final denominada, preedición. Del mismo modo, si la verificación del texto determina el no acatamiento de las observaciones realizadas, se envía una comunicación señalando en el texto los aspectos que deben corregirse. Este procedimiento se repite tantas veces sea necesario o hasta cuando el comité lo considere pertinente.

Revisión editorial final o preedición del manuscrito

La revisión editorial final o preedición del manuscrito tiene como finalidad revisar y ajustar el manuscrito a unas condiciones similares de publicación, es decir, definir una estructura y normalización básica en cuanto a títulos, párrafos, espaciado, figuras, entre otros aspectos, antes de ser enviado a la imprenta para su diseño y diagramación.

En este punto se debe tener claridad sobre el formato en que la obra será publicada (impresa, electrónica o digital). Asimismo, y en caso de aplicar, se gestiona la firma del contrato de cesión de derechos patrimoniales de autor.

Contrato de cesión de derechos patrimoniales de autor

Una vez cumplida la revisión editorial final o preedición del manuscrito, y antes de ser enviado a la imprenta para su diseño y diagramación, se define la situación de la obra con relación a la cesión de derechos patrimoniales de autor mediante un contrato diseñado para tal fin (Formato FT-GC-XX). A través de este, los autores y la institución llegan a un acuerdo para la cesión de dichos derechos, y de existir, la contraprestación que recibirán. Solamente en el momento en que las partes tengan salvado este requisito, la obra podrá ser enviada para su diseño y diagramación.

Diseño y diagramación

Una vez la imprenta entrega la primera propuesta de diseño y diagramación del material (formato PDF), el coordinador de la Editorial CES realiza las observaciones pertinentes para mejorar la calidad del material a publicar (Revisión de pruebas o machotes), devolviendo el material a la imprenta cuantas veces sea necesario para garantizar que el texto cumple con todas las condiciones de calidad editorial y pueda ser entregado a los autores para su revisión y aprobación final.

Revisión de la versión de prueba (PDF) y aprobación del arte final de la obra para su impresión o publicación

Los autores cuentan con ocho días hábiles para realizar el proceso de revisión y aprobación final del diseño y la diagramación de la obra, a partir de la comunicación escrita por el coordinador de la Editorial CES. Sí tienen objeciones devuelven la versión de prueba con los comentarios pertinentes para su corrección, las cuales son objeto de especial atención por parte del coordinador en las siguientes versiones de prueba.

Cuando este último considere que el texto en formato PDF es el definitivo envía la obra a los autores para la respectiva aprobación del arte final: sí están de acuerdo, firman el formato FT-GC-XX autorizando la impresión definitiva o en su defecto su publicación (caso de los libros electrónicos o digitales).

Gestión del ISBN y construcción de la ficha de catalogación en la fuente

Aprobado el arte final del texto (diagramación y diseño) por parte del autor y del Comité Editorial, el coordinador de la Editorial gestiona el ISBN ante la Cámara del Libro, incluyendo en la solicitud la carátula y una pequeña reseña. A la par, solicita la construcción de la respectiva ficha de catalogación en la fuente al jefe de biblioteca de la institución. Ambos aspectos deben ser incluidos en la versión definitiva de la obra antes de su impresión o publicación.

Depósito legal de la obra

Una vez el libro es publicado se realiza el depósito legal conforme a lo dispuesto por la Ley 44 de 1993, el Decreto 460 de 1995 y la Ley 1379 de 2010, “con el fin de garantizar la conservación de la obra e incrementar la memoria cultural del país”.

Divulgación y comercialización de la obra

En el momento en que exista un nuevo material publicado por la Editorial CES, se publica la carátula y una reseña del material en el catálogo de publicaciones en la página web de la institución. Adicionalmente, a través de distintos medios impresos o electrónicos se anunciará a toda la comunidad académica y científica relacionada con la Universidad CES, la publicación, comercialización o distribución de sus obras. El Comité Editorial podrá autorizar la libre descarga o distribución gratuita de las obras publicadas, siempre y cuando los derechos patrimoniales residan en la institución o en su defecto sea autorizado por los autores de manera escrita, y en los casos que se consideren convenientes.